1、收到会议录用通知后，首先征询导师是否同意去开会，导师同意后才可以进行以下 流程，否则无需办理下列手续；
2、在会议网站上注册缴费后，发邮件索要邀请函；
3、如果已经有了出国护照，则直接跳到步骤11，否则需要进行如下步骤4-10；
4、准备一张2寸彩色免冠证件照；
5、到北京市公安局网站（www.bjgaj.gov.cn），进入“办公频道”，进入“表格下载”下 载《中国公民普通护照申请表》，下下来后解压有三个表，但是只需要打印正反面那两个（正反面打印）就可以，也可以去现场领表填写，但是建议先填写好再过去，A4纸打印；
6、到计算机与控制学院网站->表格下载 （https://scce.ucas.ac.cn/courses/Pages/Download.aspx），下载《借用户籍卡申请表》；
7、借用户籍卡申请表填写完后需要导师签字，然后交给学院负责老师孙老师处盖章；
8、拿着盖了章的借用户籍卡申请表到学生户籍管理办公室借户籍卡，当天借当天还， 而且仅每周一、二、四可以借，需要押学生卡或学生证；
9、拿着2寸彩色免冠证件照、中国公民普通护照申请表、户籍卡、250元现金到离你最近的北京市公安局出入境管理分队办理护照；
10、在北京市公安局出入境管理分队的流程是：拿中国公民普通护照申请表咨询服务台 ->采集照片->取号排队->进行受理->缴费200元->记住大屏幕上显示的取护照时间->到 EMS处办理代领护照服务21元（也可以选择自取），然后到户籍管理办公室归还户籍卡取回学生卡或学生证后就坐等护照了（一般为7个工作日）；
11、到中国科学院大学网站->表格下载（http://www.gucas.ac.cn/site/85），下载《参加国际学术交流协议书》、《出国（境）参加国际学术交流保证书》、《研究生出国（境）参加国际学术交流申请表》；
12、到中国科学院大学网站->国际交流（http://www.gucas.ac.cn/site/90?_m=117），下载 《临时出国人员出国开支预算表》、《中国科学院研究生院临时出国人员外汇开支核销表》、《各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表》；
13、打印或复印邀请函2份；
14、填写《参加国际学术交流协议书》、《出国（境）参加国际学术交流保证书》、《研究 生出国（境）参加国际学术交流申请表》，其中，《研究生出国（境）参加国际学术交 流申请表》需要导师、院长、学院负责老师签字，学院盖章；《出国（境）参加国际学 术交流保证书》只需要导师签字即可；《参加国际学术交流协议书》（一式三份）需 要导师签字、学院盖章，然后拿着邀请函复印件、《研究生出国（境）参加国际学术交 流申请表》和《出国（境）参加国际学术交流保证书》到玉泉路办公楼科研处找吕静 老师（即甲方）在《参加国际学术交流协议书》签字盖章，之后你会拿到一张复印的 《研究生出国（境）参加国际学术交流申请表》（自己需要再复印一份自留）、一份《参 加国际学术交流协议书》（自留）；
15、按照《各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表》，填写《临时出国人员 出国开支预算表》，然后，拿着步骤14拿到的复印的《研究生出国（境）参加国际学术 交流申请表》、《临时出国人员出国开支预算表》、邀请函复印件，到国际交流合作处（玉泉路留学生公寓1楼）找徐老师签字，然后她会返还你签完字的《临时出国人员出国开支预算表》，其余的收走；
16、拍摄签证照片，需要纸质版（一张）和电子版；
17、到美国大使馆签证网站（http://www.ustraveldocs.com/），按照其提供的签证步骤 （http://www.ustraveldocs.com/cn_zh/cn-niv-visaapply.asp），填写DS-160表格；
18、到中信银行缴费（网上虽然也可以缴费，但是没有盖章的收据）；
19、缴费后到美国大使馆签证网站处预约签证时间（即面签时间）；
20、面签需要准备材料： 1）DS-160确认单； 2）护照； 3）签证照纸质版； 4）邀请函（最好原件，彩打的也可以）； 5）CV for visa（这个官网上有模 板 http://photos.state.gov/libraries/shanghai/231771/NIV/Sample Resume for Visa Interviews _2_.pdf）； 6）论文全文； 7）会议网站截图打印； 8）《研究生出国（境）参加国际学术交流申请表》复印件（其实这个最好是有英文版的，但是学校只提供中文版的）； 9）其它你觉得有需要的材料；（在读证明，个人简历等）
21、面签之后就需要等待签证，至于订机票和酒店的时间需要和导师协商；（最好提前两个月面签，签证如果被check,至少6个星期才可以拿到签证。）
22、《临时出国人员出国开支预算表》和《中国科学院研究生院临时出国人员外汇开支 核销表》用于开会之后的报销使用，如果去开会需要索取各种发票。
附件：
